In un settore al centro di importanti trasformazioni digitali come quello delle agenzie funebri, disporre di un pratico sistema di gestione delle operazioni quotidiane diventa fondamentale per garantirsi un successo sostenibile.
È in questo ambito che entrano in gioco i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning), declinati proprio per gli operatori delle onoranze funebri, permettendo loro di disporre di uno strumento tecnologico che può rendere più facile, rapida e sicura la gestione della propria attività, liberando tempo utile da dedicare agli insostituibili aspetti umani del servizio.
Cosa fa un ERP per agenzie funebri?
Per comprendere quali siano i concreti benefici che un sistema ERP per agenzie funebri può apportare, non c’è niente di meglio che chiarire nel modo più semplice di cosa si tratta.
Definiamo dunque un sistema ERP per onoranze funebri come un software gestionale completo che integra tutte le funzionalità ritenute necessarie per l’amministrazione dell’attività.
Per esempio, il sistema ERP può consentire la gestione delle pratiche amministrative (dalla prima nota al registro delle operazioni funebri), così come la gestione digitalizzata dei documenti, la pianificazione dei servizi funebri e molto altro ancora.
All’interno dell’ERP per agenzie funebri è inoltre di solito presente un modulo per la gestione del magazzino che può monitorare la scorta di bare, urne e altri articoli funerari, generando automaticamente nuovi ordini nel momento in cui le scorte scendono al di sotto dei livelli minimi stabiliti.
L’ERP per onoranze funebri semplifica inoltre la fatturazione grazie a modelli e processi predefiniti che includono tutti i servizi offerti, e che si integrano con la gestione contabile, che permette di tenere sempre sotto controllo i flussi finanziari dell’azienda, in tempo reale.
ERP per agenzie funebri: una tabella riepilogativa
Per sintetizzare quali siano le principali caratteristiche funzionali di una tabella ERP, abbiamo provato a riassumerle in questa tabella:
| Funzionalità | Descrizione |
| Gestione Preventivi | Sistema automatizzato per la creazione di preventivi funebri personalizzati conformi alle normative vigenti, eliminando la necessità di reinserimento dati durante la pianificazione del servizio. |
| Gestione Documentale | Generazione automatica della documentazione amministrativa e dei moduli normativi precompilati per ogni servizio funebre, garantendo completezza e conformità legale. |
| Database Integrato | Accesso a un database completo e costantemente aggiornato che include il 90% delle location per servizi funebri, comprensivo di listini prezzi e documentazione correlata. |
| Analisi e Monitoraggio | Dashboard intuitivo con statistiche dettagliate per il monitoraggio in tempo reale delle performance aziendali e l’analisi dei dati operativi. |
| Gestione Contratti | Sistema completo per l’amministrazione e il monitoraggio del portfolio dei servizi funebri, con strumenti dedicati per la gestione delle pratiche. |
| Pianificazione Servizi | Calendario centralizzato con sincronizzazione automatica di tutti gli eventi e le attività relative ai servizi funebri programmati. |
| Sistema Contabile | Funzionalità avanzate di esportazione contabile personalizzabile, con integrazione automatica verso i principali software di contabilità. |
| Sistema di Fatturazione | Strumenti flessibili per la creazione e modifica di fatture specializzate per organizzazioni, istituti bancari e compagnie assicurative. |
| Firma Digitale | Implementazione di un sistema di firma elettronica sicuro e veloce per la gestione della documentazione amministrativa. |
Perché usare un ERP conviene: tutti i vantaggi
A ben vedere, è sufficiente leggere con attenzione le caratteristiche degli ERP che sopra abbiamo riassunto per rendersi conto quali potrebbero essere i vantaggi più importanti dell’adozione di un simile sistema all’interno della propria agenzia di onoranze funebri.
L’implementazione di un sistema ERP specializzato permette infatti di digitalizzare le pratiche riducendo drasticamente il numero di errori nella compilazione dei documenti, può velocizzare le procedure burocratiche, può consentire un rapido accesso a tutti i dati necessari, dalla disponibilità dei materiali alla programmazione dei servizi.
Il sistema ERP migliora anche la relazione con i clienti: permette infatti di mantenere puntualmente uno storico dettagliato di ogni servizio erogato e delle preferenze specifiche delle famiglie, riducendo il rischio di errori e migliorando il livello complessivo di soddisfazione dell’esperienza utente.
ERP per agenzie funebri: i costi di un importante investimento
Dinanzi a simili vantaggi, l’agente funebre vede il proprio entusiasmo frenato dal solo aspetto economico. Quanto costa implementare un sistema ERP per la propria agenzia di onoranze funebri?
Per divenire pienamente consapevoli di tale aspetto è prima di tutto essenziale sottolineare come l’investimento in un sistema ERP rappresenti una scelta strategica che richiede un’attenta valutazione.
I costi, infatti, dipendono da numerosi fattori. Si pensi a:
- Complessità del software
- Numero di funzionalità richieste
- Opzioni di personalizzazione.
In genere, però, il pagamento dei sistemi ERP per agenzie funebri include il pagamento di una quota iniziale per la licenza e un canone periodico per la manutenzione e per gli aggiornamenti.
È inoltre fondamentale considerare anche i costi indiretti legati alla formazione del personale – necessaria per permettere ai propri collaboratori di utilizzare con piena consapevolezza il sistema – e l’eventuale migrazione dei dati e delle informazioni presenti nei sistemi precedenti.
Ad ogni modo, il costo iniziale e ricorrente non deve spaventare l’operatore funebre.
Il ritorno di questo investimento è infatti rilevante e spesso si manifesta mediante l’ottimizzazione dei processi operativi fin dai primi mesi di utilizzo, oltre alla riduzione degli errori e dei tempi morti, e ancora al miglioramento complessivo dell’efficienza aziendale. Ad esempio, la gestione automatizzata del magazzino può prevenire situazioni di esaurimento delle scorte o, di contro, eccessi nello stock, mentre la digitalizzazione delle pratiche riduce i costi legati alla gestione cartacea dei documenti.
Come scegliere il sistema ERP più adatto alla propria agenzia funebre?
Ora che abbiamo qualche informazione in più su cosa sono i sistemi ERP e su quale sia il loro funzionamento, non ci rimane che capire in che modo sia possibile scegliere il sistema ERP più adatto alla propria agenzia funebre.
Dalle righe che sopra abbiamo già avuto il piacere di condividere dovrebbe essere chiaro come la scelta del sistema ERP più appropriato debba basarsi su un’analisi approfondita delle esigenze specifiche dell’agenzia.
È dunque importante valutare aspetti come la scalabilità del software, la facilità di utilizzo dell’interfaccia e, ancora, la qualità del supporto tecnico che il fornitore può offrire e la possibilità di personalizzare le funzionalità, base o avanzate, sulle proprie necessità.
Altro criterio rilevante di scelta è quello della compatibilità con sistemi esistenti e con la capacità di integrazione con altri software utilizzati dall’agenzia. Ancora, è sempre utile richiedere una dimostrazione pratica del sistema e, se possibile, la fruizione di un primo periodo di prova, che preceda l’eventuale acquisto definitivo.
Ricorda: la scelta del giusto sistema ERP e la sua corretta implementazione possono fare una grande differenza nel successo della tua attività!
